10 Schritte sich die Arbeit zu erleichtern

Ich komme mir immer so spießig vor, wenn ich für Ordnung argumentiere. Meine Kinder gucken mich komisch an, Freunde skeptisch, meine Mutter ungläubig, meine Frau gluckst, … usw.

Dabei geht es mir besser seit ich tatsächlich Ordnung in mein Leben gebracht habe.

Früher war ich so unordentlich, dass ich nichts wiedergefunden habe, Chaos in meinen Akten herrschte, zu Terminen kam ich unpünktlich, mal einen Tag zu früh, mal eine Stunde zu spät, fast immer am falschen Ort. Mein Auto war so lange kaputt, bis es liegen blieb. Der zu reparierende Stuhl brach irgendwann völlig durch.

Urlaubsvorbereitungen fielen untern Tisch. Zusagen habe ich nicht eingehalten. Weihnachten hat mich enorm auf die Probe gestellt. Die kleinen Päckchen für meine Mitarbeiter habe ich 10 Tage nach Sylvester verschickt. Immer war irgendetwas anderes wichtig. Nie habe ich Zeit gefunden, das zu tun, was ich für richtig hielt.

Ich habe geträumt davon, ein ruhiges, entspanntes, stressfreies Leben zu führen.

Doch das hat was mit innerer Einstellung zu tun.

Inzwischen habe ich mehr Zeit für mich. Ich kann Reisen rechtzeitig vorbereiten. Ich verlasse pünktlich die Wohnung. Meine Texte sind vor den Terminen fertig, nicht hinterher. Ich kann mir auch mal Wünsche erfüllen. Klar, meine Steuererklärung ist immer noch nicht fertig. Und mein Schrank ist immer noch zu voll. Und auf dem Hinteraufgang stapeln sich die ausrangierten  Gegenstände, die ich eigentlich bei eBay versteigern wollte, oder mittels Kleinanzeigen verschenken.

Das hat mit rationalem Verhalten zu tun. Dass ich früher dazu nicht in der Lage war, steht auf einem anderen Blatt.

Und jetzt geht es mir darum zusammenzufassen, wie Ordnung gelingen kann: 

          Auf eine Sache konzentrieren. Manche Leute stehen darauf, mehrere Sachen gleichzeitig zu machen. Mich überfordert das. Vielleicht besitze ich nicht die geistige Kapazität für derlei Höchstleistungen. Ich kann nur eine Sache gleichzeitig machen. Etwas anderes ist es, wenn man eine Arbeit in kleinere Schritte unterteilt. Doch dafür braucht man Erfahrung, häufig auch Routine. Dann kann man eine Art Pseudo-time-sharing machen. Im Grunde aber ist das nichts Gleichzeitiges.

Zeit nehmen. Man muss also hintereinander arbeiten. Und man muss sich genau die Zeit dafür nehmen, die man dafür braucht. Nützt nichts. Sonst wird man nicht fertig. Also wenn man kocht z.B., muss das Essen gar sein, es schmeckt sonst nicht. Ein Text muss fertig sein, sonst kann er nicht verschickt werden. Niemand schickt seinem Auftraggeber einen halbfertigen Text. Eine Blume muss gänzlich eingepflanzt sein, sonst wächst sie nicht an. Usw. Wenn man etwas nicht gut genug gemacht hat, dann rächt sich das. Deshalb braucht man gar nicht erst zu mit dem Schlampen anzufangen. Ein schlecht geflickter Reifen ist nach 10 Minuten wieder kaputt. Zum Schluss habe ich längere Zeit mit reparieren zugebracht, als wenn ich es gleich richtig gemacht hätte.

Zu Ende bringen. Etwas neues kann man eigentlich erst anfangen, wenn man mit der gegenwärtigen Arbeit fertig ist. Denn es macht ja keinen Sinn, halbfertige Arbeiten zu verlassen. Natürlich, wenn man plötzlich vor ungeahnten Problemen steht, muss man sich überlegen, wie man sich verhält. Probleme wollen gelöst werden. Dann werden sie plötzlich klein. Manchmal aber sind sie wirklich groß. Und dann hilft es nicht, dann muss ich abbrechen. Doch ich sollte mir immer die Zeit nehmen, eine Entscheidung zu treffen, wie ich mit dem Problem in Zukunft umgehen will. Wenn ich z.B. meinen Stuhl anstreiche, und leider feststellen muss, dass die Farbe alle ist, dann kann ich ja nicht weiterstreichen. Dann brauche ich neue Farbe. Die muss ich mir erst mal beschaffen. Selbst wenn ich auf eine andere Farbe umsteige, muss ich die alte erst mal trocknen lassen. Auf jeden Fall wird meine Arbeit nicht so fertig. Aber das ist die Ausnahme. Wenn ich Geschirr spüle, so sollte ich das machen, bis das ganze Geschirr abgewaschen ist. Wenn ich einen Brief schreibe, sollte er fertig werden. Wenn ich einkaufe, kaufe ich alles, was ich brauche, nicht die Hälfte. Wenn ich Blumen gieße, gieße ich alle. Wenn ich mein Aquarium putze, entferne ich alle Algen. Andernfalls bleibe ich permanent auf lauter angefangenen Sachen sitzen. Nichts ist fertig. Und es wird sich zeigen, dass unterbrochene und wieder aufgenommene Arbeiten insgesamt aufwändiger sind und länger dauern, als wenn ich sie einzeln beende.

Ordnung halten. Das schlimmste ist, wenn man sein Werkzeug suchen muss. Überhaupt suchen.  Wo ist denn mein Schlipps? Wo ist das Aufladegerät? Wo ist das Kabel? Wo ist der Dosenöffner? Wo ist denn der 14-ner Schraubenschlüssel ? Wieviel Zeit für das Suchen drauf geht? Und man sucht immer wieder. Bis man anfängt zu begreifen, dass das berühmte „Gewusst wo!“ eine eigene Aufbewahrungsordnung zur Voraussetzung hat. Na klar, im Moment, wenn ich meinen Schlüssel auf das kürzlich gekaufte Buch lege, weiß ich das in der Regel noch 10 Minuten später. Wenn ich aber in Hektik bin, weiß ich es bereits 5 Minuten später nicht mehr. Und dann ist da ein Druck, der so viel Stress erzeugt, dass das Gedächtnis blockiert. Deshalb ist es einfach besser, man weiß bei allen Sachen, wo sie hingehören, und man hält sich auch daran. Zwar mag es anstrengend sein, alle Sachen an ihren Ort zu legen, aber die Zeiteinsparung, die man letztlich dadurch gewinnt entschädigt erheblich. Sie schafft schlicht Entspannung.

Wegräumen. Die Frage, wann man seine benötigten Arbeitsmittel und Werkzeuge wieder wegräumt, beantwortet sich ganz einfach: Wenn man mit dem Arbeitsschritt fertig ist, und etwas neues anfangen will. Diese einfache Regel bewirkt die größte Entspannung, die man sich denken kann. Ich kann mich dann voll der nächsten Arbeit widmen. Wenn aber nach einer Arbeit nicht aufgeräumt wird, dann produziere ich permanent Unordnung mit all den negativen Folgen: Unordnung, Suchen, Stress,

Planen. Organisation ist das wichtigste. Wieviel Zeit man dadurch sparen kann! Interessanterweise empfinden viele Organisation als belastend. Solche Leute können nicht planen. Das hat einen einfachen Grund. Planung erfordert Konzentration und Vorstellungskraft. Doch mit ihr gewinnt man Zeit. Klar, wenn ich am Klavier sitze, wenn ich einen Text schreibe, wenn ich ein Buch lesen, dann habe ich keine Lust, mir Gedanken zu machen, über die nächste Busverbindung, die Frage, wie ich die Verabredung einhalten kann, usw. Deshalb ist es am günstigsten, die Organisation als erstes zu erledigen. So bekommt man den Kopf frei. Absurd ist es, wenn Leute sagen, sie hätten keine Zeit zum Planen. Das gleicht einem Tischler, der auf die Konstruktion seines Werkstücks, das er bauen soll, verzichtet, oder einem Bauingenieur, der sich nicht klar wird über die Reihenfolge seiner einzelnen Arbeitsschritte.

         Aussortieren. Wenn ich meine Schränke öffne, dann fallen mir die nicht mehr benötigten Schuhe, Hemden, Hosen, Anoräke, usw. bereits entgegen. Ich ziehe die nicht mehr an. Habe ich schon Jahre nicht mehr getan. Warum also habe ich sie noch? Vielleicht freut sich jemand anders drüber. Dann haben diese Sachen mehr Sinn, als wenn sie in meinem Schrank vermotten. Also entmüllen, entschlacken. Doch man muss sich trennen können von lieben Dingen. Und man muss sich Zeit nehmen dafür. Doch diese Zeit bekomme ich wieder, in Form von Freude und Dankbarkeit ihrer neuen Besitzer, und einer wiedergewonnenen Geräumigkeit und Großzügigkeit.

Hängepartien vermeiden. Auf meinem Schreibtisch stapeln sich die Briefe und Rechnungen. Wer hat das nicht schon mal erlebt, dass eine Rechnung so lange liegen blieb, bis die zweite Mahnung kam. Meistens mit entsprechender Mahngebühr. Oder man lässt die Einladung so lange liegen, bis sie verfallen ist. Das kann unangenehm werden. Diese Eigenschaften bringen fast alle unerledigten Terminsachen mit sich. Zum Schluss brauche ich mehr Zeit, um den Schaden wieder gut zu machen. Ich muss anrufen, ich muss mehr Geld bezahlen, die Gelegenheit für eine Honorararbeit ist verstrichen, ohne dass ich sie genutzt hätte. Also habe ich nun weniger Geld. Kurz, ich habe nichts davon, wenn Post und Mails liegen bleiben. Zwar macht es keinen Sinn, bei eintrudelnden Mails alles andere liegenzulassen, aber sie so zügig wie möglich, wenn auch nicht sofort zu beantworten, macht schon Sinn. Einmal am Tag sollte man seine Mails beantworten und einmal die Woche die Post bearbeiten. Sicher, das kostet Stunden. Aber wieviel Zeit, Mühe und Geld kosten die Hängepartien auf dem Schreibtisch? Man macht diese Arbeit nicht so gerne. Klar, sie wird einem aufgezwungen. Man ist ja trotzdem Herr der Dinge. Man muss Mails und Post nicht bearbeiten. Man muss Aufträge nicht annehmen, Rechnungen nicht bezahlen. Doch wenn man Aufträge annehmen will, Rechnungen bezahlen will, dann ist es besser, seine Post und Mails regelmäßig zu sichten und zu bearbeiten. Übrigens lohnt sich eine gutes Ablagesystem gerade auch bei Mails  und Post.

Investition. Nicht selten bewirkt eine Zeitinvestition Zeiteinsparung. Das ist z.B.  bei neuer Software der Fall. Wer hat es nicht schon erlebt, dass der Browser eine neue Version von sich selbst installiert hat, gar ohne zu fragen? Und dann ärgert man sich, weil man sich nicht auskennt. In diesem Fall ist es am besten, man nimmt sich ein paar Minuten Zeit und verschafft sich einen Überblick über die neuen Funktionen. Meistens können diese Funktionen mehr, als die alten. Man kann also schneller und besser damit arbeiten. Aber das gelingt nur demjenigen, der sich mit ihnen auskennt, dafür braucht es die Bereitschaft sich mit den neuen Funktionen vertraut zu machen und Erfahrung, die Routine bringt. Ich kenne Menschen, die sich über jede neue Version ärgern. Statt sie zu nutzen, lehnen sie sie ab. Sie kommen aber nicht drum herum. Wer sich nicht selbst mit ihnen vertraut machen will, ist auf Freunde, Verwandte oder Kollegen angewiesen. Die sind selten zur Hand. Das warten, anrufen kostet eine Unmenge Zeit. So wird die Arbeitslast immer größer, die Produktivität im gleichen Zuge immer geringer. Schade um die viele Mühe.

Aufräumen. Am einfachsten ist Aufräumen. Man glaubt gar nicht, wie gelassen man dabei wird, und wie schnell selbst größte Unordnung beseitigt ist. Es gibt Leute, die halten Aufräumen für überflüssig. Doch die sind immer im Stress, finden nichts, haben keine Zeit. Und weil sie sowieso keine Zeit haben, empfinden sie Aufräumen als so belastend. So verweigern sie sich der einfachsten Maßnahme, die man sich denken kann, um Zeit zu sparen. Aufräumen macht man wie folgt: Sichten, planen, handeln. Beim Sichten nehme ich alle Arbeiten in den Blick, die jetzt zu erledigen sind. Beim Planen überlege ich mir, wo ich die Sachen hin räume, und in welcher Reihenfolge. Anschließend wird das durchgezogen. Wichtig ist, dass ich mich nicht hinreißen lasse, mal eben was anderes zu machen. Aufräumen macht nur Spaß, wenn ich mich nicht ablenken lasse. Man staunt, wie schnell man fertig ist, und was man alles geschafft hat. Dieses einfache Prinzip, sichten, planen, handeln funktioniert immer, gleich ob ich eine dreckige Küche säubere, oder einen Schuppen aufräume, oder eine völlig verkorkste Festplatte, oder Bauschutt, oder ein Bierzelt, oder die Partyreste vom Vorabend.